メールのメリット・デメリットを解説【取引では最強のツール】

新卒のボビー

「大切な取引だけどメールよりも電話の方がいんじゃないかな」

 

「初めて、取引先にメールするけど本当にこれで送って大丈夫かな?」

 

新卒のボビーさんそれは本当によくわかります・・・

僕も初めてメールを送るときは本当にドキドキしたものです

このカテゴリーではビジネスメール初心者むけに抑えておきたいポイントを解説します!

ネモト
ネモト

 

本記事を執筆するネモトは、営業マンをしており過去最高では200万を売り上げたこともあります!

 

取引先が気持ちよく取引ができる要素の一つとして“メール”はかなり大切です!

 

しっかりと正しいメールに対するメリットやデメリット

 

そして、ビジネスメールの書き方しっかり覚えて印象のいい仕事ができる営業マンになりましょう!

これから何記事かに分けて書いていきますのでしっかり1個ずつ勉強していきましょう!

 

💡本記事のポイント

メールを使うメリット・デメリットをしっかり理解してメールを利用しよう!

多すぎても大変なので今日はまずはメールに潜む美味しい部分や潜む危険をみっちり解説!

 

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メールを使う上で得られるメリット

 

ネモトは大切な取引ほどメールをしかり活用してビジネス取引を進めています!

メリットは下記の3つが挙げられます。

 

  • 会話が苦手でも内容をしっかり伝えられる。
  • エビデンス(証拠)を残すことができる。
  • 上司に共有をすることで進捗報告もできる。

 

しっかりメリット・デメリットを理解することでうまく電話とメールを使い分けて

仕事ができるようになりますので1つずつ見てきましょう!

 

会話が苦手でも内容をしっかり伝えられる

 

 

これは“文章”だからこそできる性質なのです。

つい会話だと

 

  • 緊張している
  • 焦っている
  • 整理ができていない

 

など心理的状態が重なり伝え忘れてしまったりすることが多いです。

その点メールを利用することで伝えなければいけないことは、何回も確認できますし

他の人に確認をしてもらうことだって可能なんです。

なので、まず話すのが苦手な人はしっかりメールで良い印象を与えられるように勉強をしましょう!

 

エビデンス(証拠)を残せる

 

 

ビジネスで1番困るシーンが“クレーム”です。

とくにご高齢の方や少しせっかちなお客様だと言った、言わないのパターンでだいぶもめます。

 

しかし、ここでメールにてしっかりと証拠を残しながらやりとりをすることで

「いつ」「何時に」「どんな内容を」伝えているのかが明確に残ります。

 

なのでトラブルが起きたとしてもしっかりとメールでやりとりをすることで

状況証拠が残せて何か起きたときの保険になるのです!

 

これは本当に大事なことなのでしっかりとメリットとして頭に入れておいきましょう!

 

上司や関係者に共有することができる

 

一気に周知を行うことができるのは、本当に便利です。

 

各関係者に向けて1人1人に話さなくとも、作ったメールをCCBCCといった機能で

共有をすることで一気に進捗を共有できますし、

万が一自分のメールが消えても送った人のフォルダには残るので証拠として安心して残すことができます!

 

メールを使う上で注意が必要なデメリット

 

メリットもたくさんありますが

この3つのメリットには裏を返せば危険も潜みます。

 

  • 誤字・脱字は印象を悪くする。
  • 間違った内容も証拠として残る。
  • 送り先を間違い流可能性がある。

 

しっかり理解することでトラブルを回避できますので確認をしましょう!

 

誤字・脱字に注意しましょう!

 

 

これは普段タイピングに慣れている方でも起こりうることなので要注意!

 

社内で同僚などに送るときなどは良いかもしれませんが

取引先に“丁寧にメールを打っていない”という印象をかねません。

 

信頼できる上司や仲間に今一度確認をしてもらうことで防げたり

自分で読み直してみることがとても大事です。

 

間違った内容も証拠として残ってしまう

 

これはやてしまうと非常に厄介です。

 

例えば簡単な例を挙げると

“本来のサービス料金と間違った料金を伝えてしまう”

などです。

 

優しい取引先であれば良いのですが、少し意地悪なところだと

 

えらい犬
「最初に言ったこの金額で予算立ててるんだからこれじゃないと困るよ💢」

 

というシチュエーションになりかねません。

なので何度も言いますが上司や同僚を巻き込んで

大切なメールほど何重にもチェックをしましょう!

 

送り先ミスで大事故が発生する可能性あり

 

1番避けたい項目です。

 

例えば送ったメールに取引先の情報が異彩されているファイルなどを

他の会社に送ってしまったら・・・・・

 

どうなるかわかりますよね?

 

情報流出は本当にシビアな問題で、弁護士を付けないといけない事態になったり

その情報流出が犯罪に発展する可能性だってあります。

 

なので、これも周りを巻き込んでチェックしたり最低3回は読んで確認をするなどして対処をしましょう!

 

メリットを活かせればかなり有利に仕事が進められる!

 

いかがだったでしょうか?

しっかりとメリット・デメリットは理解できましたか?

 

これから新卒で営業や法人対応などをするという方は特に理解しておかないといけません。

今日の内容をもう一回おさらいすると

 

メリット

・会話が苦手でも内容をしっかり伝えられる。

・エビデンス(証拠)を残すことができる。

・上司に共有をすることで進捗報告もできる。

 

デメリット

・誤字・脱字は印象を悪くする。

・間違った内容も証拠として残る。

・送り先を間違い流可能性がある。

 

です。

 

メールはとても簡単で、送信ボタン一つでなんでも伝えられてしまう便利なサービスですが

その使用方法を間違えてしまうと、大事件が起きます。

 

ネモトも何度も経験をしているのでしっかり対策をしましょう。

 

逆に言えば対策さえしながら使えば仕事をする上では最強のツールなので

仕事を有利に、時間を短縮できるCCなどを屈指して生産性を上げていきましょう!

 

最後に僕が勉強をした時に読んだ本を紹介しておきますね!

 

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いつもNEMOBLOGをご覧いただき誠にありがとうございます!改めましてネモトと申します。僕は2020年12月に開業をし、今は細々と小人数のチームで社会貢献および個々の夢のために日々努力をしております。現在も『Amazonショップオーナー』や『パートナー』となっていただけるような方々を募集しております!もし、質問・相談等ある方は下記のボタンよりLINE@でメッセージをください!それでは、今年も頑張る皆様が悔いのない1年を過ごせるよう心より願っております☆彡

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