仕事をしていると、社外の人はもちろん、社内の人ともメールでやり取りするケースは多くあります。
メールは手が空いた時に見てもらえることや、記録としても残すことができるため、便利なツールですが、使い方を間違えると失礼にあたることも。
そこで、今回は社会人であれば知っておくべき、「社内のビジネスメールの書き方や注意点」について、徹底解説していきます。
ぜひ、参考にしてみてください。
【もう悩まない！】社内メールの書き方や注意点
社内メールの書き方や注意点について見ていきましょう。
社内メールを書くうえで、意識して欲しい点は、以下の4つです。
- 件名は明確に書こう!
- 宛名は「様」か「さん」と書くのがオススメ!
- 本文は簡潔にしよう!
- 締めの挨拶を忘れずに!
どれも大切なことばかりなので、１つずつ確認していきましょう。
件名は明確に書こう!
まずは、「件名」からみていきます。
社外メールも同じことが言えますが、「件名」は読んだだけで、内容が分かるように明確に書くことが大切です。
例えば、「8月1日の件」と書くよりも、「8月1日○○商事との打ち合わせに関して」と書く方が、分かりやすいですよね。
件名を書く時は、必ず、相手のことを意識して、分かりやすく書くようにしましょう。
また、急ぎで対応して欲しい場合は、件名のはじめに、【緊急】や【要返信】と書くようにするといった工夫をすることがオススメです！
一言加えるだけでも、目立つようになり、急いで対応してもらえるようになります。
ただし、使いすぎると、失礼にあたるので、注意するようにしてください。
💡Point
- 件名は読んだだけで内容が分かるよう、明確に書こう！
- 必要に応じて、【要返信】や【緊急】を加えるのもオススメ！
宛名は「様」か「さん」と書くのがオススメ!
次は、「宛名」です。
宛名にも様々なパターンがあり、悩まれる方は多いかと思いますが、社内メールを送るときは「○○様」「○○さん」といった敬称を付けるのがオススメです。
また、役職付きの上司に対しては、様などの敬称は付けず、〇〇課長などと表記するようにしましょう。
他にも、部署全体や課全体に送るメールの時は、各位を付けて、「営業部各位」や「営業第1課各位」としてください。
ただし宛名は会社の文化によっても変わってくるので、あなたの会社ではどのような文面で、メールがやりとりされているかよく確認してから送るようにしましょう。
💡Point
- 基本は「様」や「さん」でOK
- 役職付きの上司には、「名前＋役職名」、全体メールには、「各位」を付けるのがオススメ!
本文は簡潔にしよう!
メールは、できるだけ簡潔に書き、長文になるのを避けた方が良いと言われています。
そのため、「お疲れ様です。△△です。明日の会議の件ですが…」といった挨拶で書き出し、本題に入るのが理想的です。
労いの言葉などを入れることも、マナーの面では間違いではありませんが、毎日大量にくるメールのため、少しでも簡潔にまとめ、読みやすくすることが、相手への配慮にもつながります。
また本文は、「です·ます」調で書くようにしましょう。
社内であっても、仕事で出すメールのため、最低限の敬意は忘れてはいけません。
💡Point
- 本文は「「です·ます」調で書き、敬語もきちんと使おう!
- 挨拶は、「お疲れ様です。△△です。」とだけにとどめ、簡潔に書こう！
締めの挨拶を忘れずに!
最後に、メールの締めについても確認していきましょう。
メールの最後に締めの挨拶がなければ、相手に中途半端な印象を与える可能性もあります。
社内メールでもきちんと締めの挨拶は書くようにしましょう。
【締めの挨拶例】
- どうぞよろしくお願いいたします
- お手数ですが、ご確認いただき、不明な点がございましたらご連絡いただけますでしょうか。
- ご返事お待ちしております。
- 取り急ぎ、ご報告まで。
- お詫び申し上げます。
上記の例を参考に、メールの内容にあった挨拶を書くようにしてくださいね。
💡Point
- 社内メールにも、締めの挨拶は入れよう！
メールやラインがうまく相手に伝わらないと悩んでいませんか。
その理由は、「書き方」にあるのかもしれません。
『人を操る禁断の文章術』には、相手を動かす文章テクニックが多く紹介されています。
これを読んで、あなたも人を動かす文章を書いてみてはいかがですか？
まとめ
社内のメールでも、最低限のメールマナーを守ることは大切です。
相手を思いやるメールを書き、社内の人間とより良い人間関係を築き上げていきましょう。
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。