【人と差を付ける】就活メールの書き方を紹介!送る際の注意点も!

 

 

エル美
エル美
「就活メールってどのように書けば良いのか分からない…」

「就活メールでしてはいけないことってあるの?」

 

就職活動をしていると、企業からのメールに返信する機会は多くあります。

例えば、企業説明会への参加メールや面接日の日程調整など

 

きちんとしたメールマナーで返信しなければ、不採用になるかもと不安に思われている方も多いのではないでしょうか。

 

そこで、今回は「就活メールを送る際の注意点や書き方」について、分かりやすく紹介していきます。

就職活動中の学生はもちろん、就活を控える学生にも為になる情報はきっと多くあるはずです。

ぜひ参考にしてみてください!

 

💡この記事のポイント

普段メールをしない方は、就活で先方に失礼のないメールで好印象を与えよう!

 

 

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就活メールを送る際に気をつけてほしい3つの注意点

 

まずは、「就活メールの注意点」について、紹介していきます。

気をつけて欲しい点は以下の3つです。

 

  • メールに気づいた段階で返信することを心がけよう
  • メールを返信するタイミングには注意!
  • 件名は短く、分かりやすくを意識しよう!

 

1つずつ見ていきましょう。

 

 

メールに気づいた段階で返信を心がけよう

 

就活メールの多くは、日程調整など企業からの問いかけに答えるケースが多いです。

そのため、返信が遅くなると、採用担当はもちろん、他の学生にも迷惑をかける可能性があります。

 

また、面接の日程調整などは、はやい者順に決められることもあるため、少し返信が遅れただけでも、希望のスケジュール枠が他の学生に取られてしまい、チャンスを失うこともあります。

機会を失わないためにも、毎日1回は必ず、メールを確認するようにしましょう。

 

メールを返信するタイミングには注意!

 

メールをすぐに返信することは大切だとお伝えしましたが、「タイミング」には注意が必要です。

 

特に深夜や早朝の時間帯は、相手の迷惑になる可能性もあるため、返信は避けるようにしてください。

 

基本メールの返信は、921くらいまでにするようにしましょう!

 

件名は短く、分かりやすくを意識しよう!

 

社会人になると、毎日、多くのメールに目を通すことになります。

 

そのため、メールの件名を見ただけで、「メール内容」や「誰から送られたメールなのか」瞬時に分かるように書くようにしましょう。

 

また、返信の場合は、件名は変えず、最後尾に「大学名」と「名前」を付け加えるようにすると、分かりやすくなるため、オススメです!

 

就活メールの書き方と構成を理解しよう!

 

ここからは、「就活メールの基本的な書き方や構成」を紹介していきます。

就活メールを書く際に、特に意識して欲しい点は次の5つです。

 

  1. 宛名
  2. 書き出しの挨拶
  3. 本文
  4. 締めの挨拶
  5. 署名

 

それぞれの書き方をしっかりと理解し、より良いメールを作っていきましょう。

 

 

宛名

 

まずは、「宛名」から説明していきます。

ビジネスメールでは、きちんと宛名を書くことは非常に大切です。

 

【例】

株式会社〇〇

人事部

△△様

 

例のように、「社名」「所属部署(分かる場合は書こう)」「名前」は改行し、見やすくして送るようにしましょう。

また、担当者の名前が分からない場合は、「名前」部分を「採用ご担当者様」と書くようにすると丁寧な印象を相手に与えるので、Goodです!

 

書き出しの挨拶

 

メールの書き出しってどう書くべきか迷いますよね。

基本的に、初めてメールをする場合は、「お世話になります」と書き、2回目以降は「いつもお世話になっております」と書くのがスタンダードな書き方です。

その後は「大学名」「学部名(学科名)」「名前」と記載し、名乗るようにしましょう。

 

【例】

いつもお世話になっております。

〇〇大学△△学部□□学科の◎◎と申します。

 

本文

 

ビジネスメールでは、要件を簡潔に伝えることが良いとされています。

そのため、長々と書き連ねた長文メールは控えるようにしましょう。

面接日時の日程調整などのメールをもらった場合は、まずはお礼を述べ、その後希望の日程を書くようにしてください。

 

【例】

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。

頂きました日程の中から、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか。

月○日(○) ○時~○時

 

基本、メールには「志望動機」や「自分の思い」などを書く必要はありません。

企業からの問いかけにきちんと答えるようにしましょう。

 

締めの挨拶

 

メールには、きちんと締めの挨拶を書くようにしてください。

要件だけ書いたまま送ってしまうと、相手に中途半端な印象を与えることもあります。

相手が時間を割いてメールに対応してくれていることに配慮した一文を書き加えておくだけでも、与える印象は大きく変わります。

他の学生と差を付けるためにも、きちんと締めまで書くようにしましょう。

 

【例】

ご多用の折、恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

署名

 

ビジネスメールでは、きちんと「署名」を書くことも重要です。

署名では、最低限、「自分の名前」「大学名」「学部·学科名」「電話番号(日中に連絡が取れる番号)」、「メールアドレス」を記載するようにしましょう。

 

【例】

===============================

◎◎ 太郎 (◎◎ Tarou

〇〇大学△△学部□□学科

携帯番号:090-****-****

メールアドレス:**********@*******

===============================

 

他の学生と差をつけるメール例

 

株式会社〇〇

人事部

△△様

 

いつもお世話になっております。

〇〇大学△△学部□□学科の◎◎と申します。

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。

頂きました日程の中から、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか。

月○日(○) ○時~○時

ご多用の折、恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

===============================

◎◎ 太郎 (◎◎ Tarou

〇〇大学△△学部□□学科

携帯番号:090-****-****

メールアドレス:**********@*******

===============================

 

 

 

 

ビジネスマナーは仕事をしていくうえで、非常に大切になる一方で、なかなかきちんとは教わらないですよね。

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まとめ

 

いかがでしたか?

 

今回は、「就活メールを送る際の注意点や書き方」について紹介しました。

 

きちんとしたメールを書くことは、就職活動をする上で非常に大切です。

より良いメールを書き、周りの学生に差をつけましょう!

 

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

 

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