【返信に迷った時は】ビジネスの返信メールの書き方を解説!注意点も

 

エル美
エル美
「返信メールって、どう書けばいいのかな?」

「返信はどこまでするべきなんだろう?」

取引先や顧客とメールをする時、返信をどのように書くべきか迷いますよね。

そこで今回は、ビジネスにおける返信メールについて、基本的なマナーから書き方まで詳しく紹介していきます。
ぜひ参考にしてみてください!

ネモト
ネモト

 

💡記事のポイント

まずは、難しい内容より基礎やマナーを身につけよう!

 

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ビジネスにおける返信メールの基本的なマナー

 

 

まずは、ビジネスメールの基本的なマナーについて紹介していきます。

 

マナー意外にもしっかりメールのメリット・デメリットを理解しておくことで

かなりメールの勉強も頭に入ってきます!

 

 

受け取ったメールは必ず返信しよう!

 

 

基本的に受け取ったメールは、返信することが一般的なマナーです。

 

ただし、自分がCCとして受信したメールは、情報共有のために送られているケースが多いため、返信は不要です。

 

メールをしっかりと読み、内容を把握しておくようにしましょう。

 

返信は翌日中にはしよう!

 

 

ビジネスメールは、遅くとも「翌日中」には返信することがマナーです。

 

すぐには対応できない場合や確認が必要な場合は

 

「確認し、〇〇日までに返信いたします」

 

と期日を記載した取り急ぎの返信メールを送るようにしましょう。

 

件名のReはそのままにしておく

 

 

返信メールを作成すると、件名に「Re:」の文字が入りますが、「Re:」は消さないようにしてください。

 

Re:」の文字があることによって、相手にも瞬時に返信メールであることが分かります。

 

ただ、やり取りが重なると、ReReReRe:」といったように、「Re:」が増えることがあります。

 

その場合は、Re:」を1つだけ残して見やすくしてあげましょう。

 

引用したい時は、「>」を活用しよう

 

 

メールを返信する時は、相手の文章を引用するのが一般的です。

 

引用する際は、相手の文章の頭に「>」を付け、そのあとに返事を書くようにしましょう。

 

>」を記載することで、引用している部分がはっきりと分かるほか、

どの部分の引用なのかがすぐに分かるため、見やすいメールにすることができます。

 

返信メールの書き方

 

 

ここからは、ビジネスの返信メールの書き方について詳しく紹介していきます。

 

書き方をしっかりとマスターして、失礼のないメールにしていきましょう。

 

宛先·宛名

 

 

宛先や宛名は間違いのないように、きちんと確かめて書くようにしましょう。

 

会社名は正式名称で記し、個人名のうしろは「様」を忘れないようにすることが大切です。

 

 

 

内容

 

 

メールの書き出しは、「いつもお世話になっております」「お疲れ様です」などの挨拶を書き、自分の社名や名前を名乗ります。

 

また、相手が初めて連絡をする方であれば、「株式会社〇〇社の✕✕と申します」と書くのがオススメです。

 

メール本文の締めは、「どうぞ宜しくお願い致します」「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」などの挨拶を添えるようにしましょう。

 

ビジネスの場合、メールは1日に大数十通来るケースが多いです。

そのため内容はできる限り、簡潔に書くようにしてください。

要件が複数ある場合は、箇条書きにすると見やすくなるのでオススメです。

 

署名

 

 

メールの下部には、署名を入れることも忘れないようにしましょう。

署名には、最低限、「社名」「部署名」「メールアドレス」「会社の住所」「電話番号」を記載します。

署名を記載しておくことで、相手も連絡が取りやすくなります。

メールソフトには、自動で署名を記載できるツールもあるので、活用してみてください。

 

 

メールの書き方に迷った時はコレ! 『メールの文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール』 藤田英時著

 

ビジネスメールってどのように書けば良いのだろう?と悩んでいる方は多いと思います。

社会人になると、ビジネスメールを書く機会は増えるものの、書き方をきちんと教わることは少ないですよね。

『メールの文章力の基本』では、良いメールの例と悪いメールの例を対比したかたちで掲載されており、良いメールとはどういったものか、分かりやすく解説しています。

また、よく使うフレーズが一覧で紹介されているため、ビジネスメールを書く時に手放せない一冊になること間違いなしです。ぜひ読んでみてください。

 

まとめ

 

今回は、ビジネスの返信メールの書き方やマナーについて、詳しく解説しました。

取り上げた書き方のルールやマナーをしっかりと守り、より良いメールにしていきましょう。

最後まで、読んでいただき、ありがとうございました。

 

 

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いつもNEMOBLOGをご覧いただき誠にありがとうございます!改めましてネモトと申します。僕は2020年12月に開業をし、今は細々と小人数のチームで社会貢献および個々の夢のために日々努力をしております。現在も『Amazonショップオーナー』や『パートナー』となっていただけるような方々を募集しております!もし、質問・相談等ある方は下記のボタンよりLINE@でメッセージをください!それでは、今年も頑張る皆様が悔いのない1年を過ごせるよう心より願っております☆彡

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