「返信はどこまでするべきなんだろう？」
そこで今回は、ビジネスにおける返信メールについて、基本的なマナーから書き方まで詳しく紹介していきます。
ぜひ参考にしてみてください！
💡記事のポイント
まずは、難しい内容より基礎やマナーを身につけよう！
ビジネスにおける返信メールの基本的なマナー
まずは、ビジネスメールの基本的なマナーについて紹介していきます。
マナー意外にもしっかりメールのメリット・デメリットを理解しておくことで
かなりメールの勉強も頭に入ってきます！
受け取ったメールは必ず返信しよう!
基本的に受け取ったメールは、返信することが一般的なマナーです。
ただし、自分がCCとして受信したメールは、情報共有のために送られているケースが多いため、返信は不要です。
メールをしっかりと読み、内容を把握しておくようにしましょう。
返信は翌日中にはしよう!
ビジネスメールは、遅くとも「翌日中」には返信することがマナーです。
すぐには対応できない場合や確認が必要な場合は
「確認し、〇〇日までに返信いたします」
と期日を記載した取り急ぎの返信メールを送るようにしましょう。
件名のReはそのままにしておく
返信メールを作成すると、件名に「Re:」の文字が入りますが、「Re:」は消さないようにしてください。
「Re:」の文字があることによって、相手にも瞬時に返信メールであることが分かります。
ただ、やり取りが重なると、「Re：Re：Re：Re：」といったように、「Re:」が増えることがあります。
その場合は、「Re:」を１つだけ残して見やすくしてあげましょう。
引用したい時は、「>」を活用しよう
メールを返信する時は、相手の文章を引用するのが一般的です。
引用する際は、相手の文章の頭に「＞」を付け、そのあとに返事を書くようにしましょう。
「>」を記載することで、引用している部分がはっきりと分かるほか、
どの部分の引用なのかがすぐに分かるため、見やすいメールにすることができます。
返信メールの書き方
ここからは、ビジネスの返信メールの書き方について詳しく紹介していきます。
書き方をしっかりとマスターして、失礼のないメールにしていきましょう。
宛先·宛名
宛先や宛名は間違いのないように、きちんと確かめて書くようにしましょう。
会社名は正式名称で記し、個人名のうしろは「様」を忘れないようにすることが大切です。
内容
メールの書き出しは、「いつもお世話になっております」や「お疲れ様です」などの挨拶を書き、自分の社名や名前を名乗ります。
また、相手が初めて連絡をする方であれば、「株式会社〇〇社の✕✕と申します」と書くのがオススメです。
メール本文の締めは、「どうぞ宜しくお願い致します」や「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」などの挨拶を添えるようにしましょう。
ビジネスの場合、メールは１日に大数十通来るケースが多いです。
そのため内容はできる限り、簡潔に書くようにしてください。
要件が複数ある場合は、箇条書きにすると見やすくなるのでオススメです。
署名
メールの下部には、署名を入れることも忘れないようにしましょう。
署名には、最低限、「社名」「部署名」「メールアドレス」「会社の住所」「電話番号」を記載します。
署名を記載しておくことで、相手も連絡が取りやすくなります。
メールソフトには、自動で署名を記載できるツールもあるので、活用してみてください。
✎メールの書き方に迷った時はコレ! 『メールの文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール』 藤田英時著
ビジネスメールってどのように書けば良いのだろう？と悩んでいる方は多いと思います。
社会人になると、ビジネスメールを書く機会は増えるものの、書き方をきちんと教わることは少ないですよね。
『メールの文章力の基本』では、良いメールの例と悪いメールの例を対比したかたちで掲載されており、良いメールとはどういったものか、分かりやすく解説しています。
また、よく使うフレーズが一覧で紹介されているため、ビジネスメールを書く時に手放せない一冊になること間違いなしです。ぜひ読んでみてください。
まとめ
今回は、ビジネスの返信メールの書き方やマナーについて、詳しく解説しました。
取り上げた書き方のルールやマナーをしっかりと守り、より良いメールにしていきましょう。
最後まで、読んでいただき、ありがとうございました。